Dalam beberapa kasus pengurusan administrasi untuk urusan ke luar negeri, legalisasi dokumen adalah hal yang perlu dilakukan. Namun proses legalisasi ini sering kali dianggap sebagai proses yang membingungkan, panjang, dan mahal karena harus melalui berbagai kementerian dan kedutaan besar negara terkait.
Namun tahukah Anda bahwa saat ini legalisasi dokumen tidak lagi harus melalui proses yang panjang karena adanya legalisasi Apostille?
Artikel ini akan membantu Anda untuk memahami proses, tips, dan biaya dalam melegalisasi dokumen Anda agar tidak salah langkah.
Key Takeaways
- Apostille adalah legalisasi satu pintu yang menyederhanakan proses legalisasi dokumen yang sebelumnya panjang (Kemenkumham > Kemenlu > Kedutaan)
- Namun, tidak semua negara masuk dalam konvensi Apostille
- Saat mengurus legalisasi Apostille secara mandiri, pastikan tidak melakukan kesalahan umum yang sering dilakukan pemohon legalisasi.
- Kolektif Kata terbuka untuk berdiskusi terkait kebutuhan Anda dan dapat memfasilitasi legalisasi Apostille dengan tarif yang reasonable dan fair.
1. Apostille: Legalisasi satu pintu
Pada tahun 2021, Indonesia mengaksesi The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021.
Konvensi ini bertujuan untuk menghapus persyaratan legalisasi yang dahulu harus melalui proses yang panjang. Proses ini disederhanakan dengan penerbitan satu sertifikat bernama “sertifikat Apostille”. Sertifikat ini dikeluarkan oleh competent authority negara yang mengeluarkan dokumen tersebut. Di Indonesia, “competent authority” yang ditunjuk adalah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham).
Bagaimana bentuk simplifikasi ini?
Contohnya, Anda ingin menggunakan akta lahir Anda ke Cina. Sebelum Indonesia memfasilitasi legalisasi Apostille, Anda perlu melakukan legalisasi terlebih dahulu ke Kemenkumham, dilanjutkan ke Kemenlu, lalu ke Kedutaan Cina. Sekarang, Anda hanya perlu melakukan legalisasi lewat satu pintu, yaitu Apostille.
2. Sebenarnya, apa yang dilegalisasi?
Term “legalisasi” ini terkadang masih membuat banyak sekali orang bingung. Legalisasi yang dimaksud adalah melegalisasi tanda tangan dari pejabat yang menandatangani dokumen Anda, untuk memastikan bahwa penandatangan dokumen Anda adalah pejabat negara yang benar – benar resmi dan terdaftar. Artinya, legalisasi ini bukan bertujuan untuk memeriksa kebenaran isi dokumen.
Contoh, jika Anda diminta untuk melegalisasi Apostille sebuah dokumen hasil terjemahan tersumpah, maka yang dilegalisasi adalah tanda tangan penerjemah tersumpah sebagai pejabat yang menandatangani.
Contoh lainnya, jika Anda diminta untuk legalisasi Apostille dokumen akta lahir asli, maka yang dilegalisasi adalah tanda tangan pejabat dukcapil yang menandatangani akta lahir tersebut.
3. Apakah semua negara menerima sertifikat Apostille?
Tidak semua negara termasuk dalam konvensi ini. Di website resmi HCCH, Anda dapat mengecek daftar 127 negara yang termasuk dalam konvensi Apostille dan menerima sertifikat Apostille sebagai bentuk legalisasi.
4. Biaya Jasa Legalisasi Apostille
Pada dasarnya, legalisasi Apostille dapat Anda lakukan secara mandiri. Namun Kolektif Kata hadir untuk memfasilitasi Anda yang memiliki beberapa concern berikut:
- Tidak punya waktu untuk mengurus secara online dan offline
- Bingung dengan proses legalisasi Apostille
- Khawatir legalisasi dokumen Anda tidak lolos verifikasi karena salah langkah
Biaya jasa legalisasi apostille oleh Kolektif Kata adalah 550 ribu per dokumen, dan harga khusus untuk pengurusan lebih dari satu dokumen. Tim kami sangat terbuka untuk berdiskusi terkait kebutuhan Anda, gratis konsultasi terlebih dahulu.
Contoh sertifikat Apostille
Terlampir di atas adalah contoh sertifikat Apostille yang kami urus dari awal hingga akhir dan sampai dengan aman di rumah klien. Sertifikat Apostille ini nantinya akan dilekatkan dengan dokumen aslinya.
5. Hal umum yang membuat gagal verifikasi
Setiap dokumen yang diunggah ke sistem legalisasi Apostille akan dicek secara cermat oleh verifikator Kemenkumham. Namun ada beberapa kesalahan umum yang biasanya dilakukan pemohon legalisasi Apostille:
- Khusus buku nikah, dokumen asli belum dilegalisasi oleh Kemenag sebelum legalisasi Apostille
- Tidak mencantumkan dokumen asli saat melegalisasi hasil terjemahan
- Dokumen konvensional ditulis sebagai dokumen elektronik (dan sebaliknya)
- Kesalahan dalam penulisan jabatan pejabat dan instansinya
- Dokumen sudah terlalu lama diterbitkan. Contohnya SKCK yang memiliki masa belaku 6 bulan semenjak diterbitkan.
Kesalahan tersebut adalah kesalahan umum yang biasanya dilakukan oleh pemohon. Sehingga untuk membuat prosesnya lebih efektif dan efisien secara waktu dan tenaga, pastikan Anda menghindari kesalahan – kesalahan tersebut (jika melakukan legalisasi secara mandiri).
Buat proses lebih mudah dengan jasa legalisasi Apostille Kolektif Kata
Selain penyedia jasa penerjemahan tersumpah, Kolektif Kata menyediakan jasa pengurusan legalisasi Apostille sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengurusnya dan tidak perlu khawatir dokumen Anda tidak berhasil dilegalisasi. Kami akan memfasilitasi prosesnya dari awal hingga dokumen sampai di tangan Anda dengan aman.
Mulai dari buku dan akta nikah, akta kelahiran, SKCK, kartu keluarga, hingga dokumen pendidikan seperti ijazah dapat kami fasilitasi.
Hubungi tim Kolektif Kata via WhatsApp 0857 – 7814 – 6814 atau email kami di contact@kolektifkata.com untuk mendiskusikan kebutuhan Anda.